Kundenportalhilfe

Zunächst melden Sie sich bitte bei Ihrem Messdienst für die Nutzung des Kundenportals an.

Nachdem Ihr Messdienst Sie hierfür freigeschaltet hat, erhalten Sie automatisch eine Email vom Kundenportal mit Ihren Zugangsdaten Nutzername und Ihrem Passwort.

Das Passwort aus der Email ist ein Einmalpasswort. Bei der ersten Anmeldung über den Link (Im Text der Email: „Hier klicken“) im unteren Bereich der Email, werden Sie direkt zur Passwortänderung geführt.

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie die Änderung gleich durchführen.

Über den Anmeldebutton gelangen Sie zur Anmeldemaske, wo Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Kundenportal anmelden können.

Am rechten Rand bzw. im Menü finden Sie ein PDF-Symbol. Über diesen Button haben Sie die Möglichkeit, diese Anleitung als PDF-Datei zu speichern.

Nach der erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie in die Objekte-Übersicht. Hier können Sie alle Objekte (Liegenschaften) sehen, die Ihnen Ihr Messdienst zur Onlinebearbeitung freigeschaltet hat.

Wenn Sie alle vom Messdienst benötigten Daten eingetragen haben, können Sie am Ende dem System mitteilen, dass Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben. Nach einer Sicherheitsfrage wird dann das Objekt gesperrt und Ihr Messdienst automatisch über den Status informiert. In der Übersichtsmaske wird Ihnen dies mit einem Vorhängeschloss (Lock) angezeigt.

Nachdem Sie das gewünschte Objekt ausgewählt haben, kommen Sie zur Objekt Übersicht. Hier können Sie alle benötigten Vorgänge einsehen, die in der Bearbeitung des Objekts vorgesehen sind. Wichtig hierbei: unter den allgemeinen Objektdaten finden Sie den Hinweis auf die aktuell verfügbare Heizperiode, die im Onlinesystem zur Verfügung steht. I.d.R. ist dies die letzte, aktuell noch nicht final abgerechnete Periode.

Nach Auswahl der Maske Brennstofflieferungen können Sie bereits vorhandene Eintragungen editieren oder neue Brennstofflieferungen erfassen. Hierbei sehen Sie alle in dem Objekt verfügbaren Energieverwerter (Ölheizung, Gasheizung, Pelletofen …) und die dazugehörigen Lieferungen mit Mengen- und Betragsangaben.

In der Maske Direktkosten sehen Sie zunächst eine Liste der Nutzeinheiten (Wohnungen etc.) des ausgewählten Objekts. Wenn Sie eine betreffende Nutzeinheit ausgewählt haben, gelangen Sie zur Liste der verfügbaren Nutzer (Mieter etc.). Um die Direktkosten einem bestimmten Nutzer zuzuordnen, klicken Sie den Mieter an und Sie haben die Möglichkeit eine oder mehrere Direktkosten einzugeben bzw. nachzubearbeiten.

Wie bereits bei den Brennstofflieferungen und den Direktkosten, haben Sie in dieser Maske die Möglichkeit alle Kosten, die zu den Heizbetriebskosten zählen, hier einzutragen, zu editieren oder zu löschen. Eine weitere Eintragung ist hier ebenfalls möglich: Anteil haushaltsnahe Dienstleitungen (HND - haushaltsnahe Dienstleistungen). Die jeweiligen Eintragungen zur Bezeichnung der HND und dem enthaltenen Bruttoanteil können Sie hier mit erfassen.

Die Nebenkosten (Hausnebenkosten) können analog zu den anderen Kostenarten erfasst werden. Hier haben Sie allerdings noch weitere Informationsmöglichkeit, die Sie mit erfassen können: Umlageverfahren, Umlage auf oder auch Reduktion. Hierbei handelt es sich um die unterschiedlichen Möglichkeiten, die Nebenkosten auf die Nutzer oder Nutzeinheiten des Objektes zu verteilen. Hierbei könnten z.B. bei Kosten, die zur Gartenpflege anfallen nur Nutzeinheiten in Frage kommen, die ein Nutzungsrecht für den Garten haben oder bei Reparaturkosten von Carports nur Nutzeinheiten oder Nutzer, die einen Stellplatz unter dem Carport gemietet haben. Ebenso können Sie festlegen, ob bestimmte Kosten z.B. nach Qm-Flächen verteilt werden oder ggf. nach Personenanzahl - je nachdem, wie es mit den Nutzern vereinbart ist.

Auch die Art der Abgrenzung (Reduktion) nach Kalender- oder Heizgradtagen lässt sich erfassen, wie auch wieder die Anteile der HND in den einzelnen Kostenpositionen.

Wenn Nutzer ein- bzw. ausziehen, können Sie dies ebenfalls bequem über das Kundenportal mitteilen.

Wenn Sie, wie auch zuvor bei den Direktkosten, die betreffende Nutzeinheit ausgewählt haben, sehen Sie eine Tabelle mit den bisherigen Nutzern inkl. der jeweiligen Ein- und Auszugsdaten. Der erste Nutzer hat hier das Einzugsdatum 01.01.1900, was nicht unbedingt der Tatsache entsprechen muss Das System achtet darauf, dass Sie keine Lücken in den Nutzungszeiträumen entstehen lassen: wenn ein Nutzer am 31.01. auszieht und der folgende Nutzer erst am 15.02. wieder einzieht, wird ein Leerstand für den Zeitraum 01.02.-14.02. erzeugt. Selbstverständlich können Sie diesen auch selber eintragen.

Wenn Sie einen Nutzerwechsel erfasst haben, wird Ihnen in der Maske Zwischenablesung (ZWA) die Möglichkeit geboten, eine Zwischenablesung zu erfassen.

Hierbei wird aus dem Nutzerwechsel das entsprechende Auszugsdatum vorgegeben und jedes bekannte Messgerät in der Nutzeinheit angezeigt. Erfassen Sie in der Spalte Ablesung den ermittelten Ablesewert und speichern/verlassen Sie die Eintragungen mit OK.

Wenn Sie Ihre Eingaben, auch über einen längeren Zeitraum hinweg, abgeschlossen haben, sollten Sie dies dem Kundenportal und damit Ihrem Messdienst mitteilen. Dies erfolgt über den Menüpunkt: Objekt abschließen

Um einen versehentlichen Abschluß zu vermeiden, werden Sie zur Sicherheit nochmals aufgefordert, die Objektnummer einzugeben. Erst nach korrekter Eingabe und dem Abschluß der Eingabe über OK ist das Objekt gesperrt und zunächst für Sie nicht mehr bearbeitbar.

Wenn Sie nun nachträglich noch feststellen, dass Änderungen vorgenommen werden sollten oder Ihr Messdienst feststellt, dass Daten fehlen oder korrigiert werden müssen, kann Ihr Messdienst das Objekt wieder freigeben und Sie können erneut Daten eintragen. Alle bislang eingetragenen Daten bleiben natürlich erhalten und können somit einfach nachbearbeitet werden.

Im Falle, dass Sie z.B. eine Hausverwaltung sind und ein Objekt einen abweichenden Eigentümer hat, so kann dies in der Abrechnung berücksichtigt werden, wenn Sie dies Ihrem Messdienst mitgeteilt haben. Wird ein Objekt veräußert, so können Sie über die Funktion Eigentümerwechsel auch den Verkauf bzw. den Erwerb des Objekt Ihrem Messdienst mitteilen.

Zunächst wird Ihnen eine Liste der im System bereits vorhandenen Eigentümer angezeigt. Ist der neue Eigentümer darunter wählen Sie aus uns ergänzen die Daten noch um das Kaufdatum. Der ehemalige Eigentümer wird dann entsprechend in die Historie eingereiht.

Wenn Sie mit Ihrem Messdienst einen Dateitransfer vereinbart haben, können Sie dies bequem über die Dateiverwaltung durchführen. Daten, die Sie dem Messdienst zur Verfügung stellen möchten, können Sie per Datei auswählen und anschließendem Upload einfach in das Kundenportal laden. Beim nächsten Datenabruf erhält Ihr Messdienst automatisch die Daten und eine entsprechende Information.

Umgekehrt kann auch der Messdienst Ihnen Dateien zur Verfügung stellen. Die weit verbreiteten Dateiformate der
ARGE (Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V.) können Sie der Einfachheit halber in den entsprechenden Ordnern wiederfinden. Weitere Dateiformate werden in Kürze folgen.

Wenn Sie mit Ihrem Messdienst die UVI-Erstellung vereinbart haben, dieser die entsprechenden Einstellungen im Abrechnungssystem vorgenommen hat, finden Sie an den entsprechenden Objekten eine weitere Kachel in der Objektübersicht.

Hinter dieser Kachel befindet sich die gesamte Verwaltung der UVI für Ihre Nutzer.

In der angezeigten Tabelle, sehen Sie die aktuellen Nutzer des Objekts.

In der Spalte UVI per kann festgelegt werden, wie oder ob der Nutzer die UVI erhalten soll.

Eine Erfassung der Email-Adresse ist notwendig für den Versand per Email oder den Online-Zugang. Die Mobilfunknummer ist nicht erforderlich, kann aber für spätere Funktionen der Benachrichtigung bereits erfasst werden.

Dies sind die einzigen Einstellungen, die Sie vornehmen müssen. Änderungen in der Zustellung der UVI sind jederzeit möglich und wirken sich für die nächste UVI-Erzeugung aus.

Die Spalte UVI zuletzt zeigt Ihnen die letzte UVI Erzeugung, bzw. bei den Online-Nutzern den Zeitpunkt des letzten Logins an. Somit haben Sie jederzeit einen Überblick, ob und wann dem Nutzer zuletzt die Daten zur Verfügung gestellt wurden.

Für den Online-Zugang wird nach dem Speichern der Konfiguration automatisch vom System eine Email generiert und dem Nutzer unter dieser Adresse zugestellt.
In dieser Email ist das Initialpasswort enthalten, welches nach der ersten Anmeldung geändert werden muss.
Über diesen Zugang hat der Nutzer zukünftig die Möglichkeit seine UVIs einzusehen oder herunterzuladen.

Die UVI für Online-Nutzer wird 12 Monate im Portal vorgehalten.
Nach Auszug eines Nutzers, hat dieser noch 3 Monate Zugang zum System, um seine letzte UVI noch abrufen zu können. 3 Monate nach seinem Auszug, erlischt die Anmeldung.